とある地方自治体の「会議改善に関するガイドライン」が分かりやすいと話題に
新潟県柏崎市が5月9日に公開した「会議改善に関するガイドライン」が、Xやはてなブックマークで話題。同市がDX（デジタルトランスフォーメーション）に伴う既存業務の見直しに当たって、会議の質を向上するために策定したもので、SNSなどでは「自治体からこれが出てくるのは画期的」「同僚や役員に読ませたい」といった声も出ている。
資料では、会議を「すべての業務の土台になるもの」と前置き。一方で、会議を変えるには参加者全員の力が必要なため、なかなか改善が進まないとも説明し、改善のヒントとなる考え方を47ページに渡ってまとめている。説明項目は「会議の進め方のガイドラインを作成する理由」に始まり、「会議の進め方」「議事録の取り方」など全7点。内容を10ページ程度にまとめた「概要版」も公開している。
資料の作成は柏崎市に加え、同市を拠点にITコンサルティング事業を手掛けるカシックスや事業支援を手掛けるコパイロツトが協力した。
引用：ITmediaニュース
─ YODOQの見方───────────────────────────
実際に会議改善に関するガイドラインを読んでみて、率先して取り入れたいと感じたところを2点ほど紹介します。
１．会議を行わない選択肢を考える
「集まる＝相手の時間を取る」ので、そもそもその会議が必要なものなのか、別の方法で業務を進めることができないかをまず考える。
たとえば、
● 報告や共有だけのために集まる会議になっていないか
○ メールや回覧での情報共有で済む会議、議題がなくても定例で集まる会議 など
● 会議以外の方法で意見を集約したり、意思決定することができないか
○ 資料を送付し意見や質問があれば連絡をもらうことで、会議の開催に代える など
● 一方で、文章だけで伝わりにくいと感じる場合は、口頭でのコミュニケーションも必要
○ 細かいニュアンスを汲み取ってほしい場合などには口頭で補足するなどの工夫を
２．会議の目的を明記する
会議の目的を明記し、参加者全員が会議の着地点を意識することでスムーズに進めることができる。
それに付随して会議のタイトルを「～～について」などとするのはやめ、たとえば「進行状況の共有」「～～の方針決定」など目的がわかるような会議名がよい。
これについて、現在実施している会議が「会議のゴール」が定まっていないことが多く、その場で話したいこと聞きたいことをただ言うということが多かったように思います。本筋を逸らさず、「相手の時間を取っている」ことを常に考えるよう取り組みたいと思いました。
ここでは割愛しますが他には、「多くの議題を議論するのではなく、細かい議題ごとに会議、参加者を設定する」、「資料を読み上げるだけの説明時間はできるだけ省略」、議事録の取り方、アジェンダ、資料の作り方なども記載されています。気になった方はぜひ見てみてください。